Majandusaasta aruande koostamine, esitamine ja kinnitamine on oluline protsess, mis tagab korteriühistute ja korterihoonestusõiguse omanike läbipaistva ja seaduskuuleliku majandustegevuse. See iga-aastane kohustus on nagu maja korrapärane hooldus see aitab ennetada probleeme ja tagab, et kõik on korras. Selles juhendis käsitleme põhietappe, nõudeid ja tähtsaid tähelepanekuid, mida tuleb arvestada aruande ettevalmistamisel vastavalt Eesti raamatupidamisstandarditele ja seadustele.

Finantsaruannete ettevalmistamine

Kõik raamatupidamisüksused, sealhulgas korteriühistud ja korterihoonestusõiguse omanike koondühistud, peavad koostama põhjaliku finantsaruandluse komplekti. See on nagu maja ehitamine vaja on kindlat vundamenti ja tugevaid seinu. Aruandluse komplekt sisaldab:

• Bilanssi (maja vundament)
• Kasumiaruannet (maja seinad)
• Rahavoogude aruannet (maja katus)
• Omakapitali muutuste aruannet (maja uksed ja aknad)

Oluline on, et kõik aruanded vastaksid Eesti raamatupidamisstandarditele ja kajastaksid selgelt üksuse finantsseisundit. Erinevate ettevõtete suuruste puhul kehtivad eri nõuded. Näiteks mikroettevõtete puhul võib piisata ainult bilansi ja kasumiaruande esitamisest, samas kui väiksematel ja keskmistel ettevõtetel on vajalik koostada ka kondenseeritud aruanded ning juhtimisaruanne.

Näiteks, kui korteriühistul on aasta jooksul olnud suured renoveerimistööd, peaks see selgelt kajastuma nii bilansis (vara väärtuse tõus) kui ka rahavoogude aruandes (suuremad väljaminekud).

Majandusaasta aruande esitamine

Aruande esitamise tähtajaks on kuus kuud pärast majandusaasta lõppu. See on nagu maksudeklaratsiooni esitamine kindel tähtaeg, mida ei tohi unustada. Aruanne tuleb esitada äriregistrile elektrooniliselt, kasutades e-äriregistri süsteemi.

Oluline on kontrollida, et kõik registrite andmed on ajakohased ja korrektsed, kuna ekslik teave võib põhjustada aruande tagasilükkamise või täiendavaid juriidilisi tagajärgi. Näiteks, kui korteriühistu juhatuse liikmed on vahetunud, aga see pole registris kajastatud, võib see tekitada segadust ja viivitusi aruande kinnitamisel.

Aruande kinnitamine

Majandusaasta aruande kinnitamiseks peab vastav juhatus või muu juhtorgan:

1. Koostama aruande koos majandustegevuse aastakava ja, vajadusel, audiitori otsusega.
2. Edastama aruande vähemalt kaks nädalat enne üldkoosoleku arutelu, et kõik liikmed saaksid aruandega tutvuda.
3. Korraldama formaalse kinnitamisprotsessi, kus aruande kinnitab üldkoosolek või juhatus vastavalt põhikirjale.

See protsess on nagu demokraatlik valimisprotsess kõigil liikmetel peab olema võimalus oma arvamust avaldada ja hääletada.

Väiksemate üksuste puhul võib kinnitamisprotsess olla lihtsustatud, ent suuremate ja keerukamate struktuuride puhul on vajalik põhjalikum lähenemine. Näiteks, kui korteriühistul on palju liikmeid või keerulisem finantsstruktuur, võib olla mõistlik korraldada eraldi infotund aruande selgitamiseks enne ametlikku kinnitamist.

Õiguslikud nõuded ja vastavus

Vastavus Eesti raamatupidamisstandarditele on kriitilise tähtsusega, et tagada aruande usaldusväärsus ja läbipaistvus. Juhatuse liikmed vastutavad aruandluse korrektsuse eest ning ebaõige või puudulik teave võib kaasa tuua:

• Audiitorite aruande tagasilükkamise
• Õiguslikud karistused
• Mainekahju

See on nagu liikluseeskirjade järgimine reeglite rikkumine võib tuua kaasa trahvid ja õnnetused.

Seetõttu on soovitatav kasutada täiendavat taustainfot ja finantsandmeid, nagu näiteks Creditinfo teenuseid, et tagada aruande täpsus ja usaldusväärsus. Creditinfo pakub põhjalikku ettevõtte taustakontrolli teenust, mis võib olla eriti kasulik suurematele korteriühistutele või nendele, kes teevad tehinguid teiste ettevõtetega.

Täiendavad tähelepanekud

• Dokumentide täpsus: Veendu, et kõik aruandes esitletavad andmed oleksid ajakohased ning nõuetekohaselt dokumenteeritud. See vähendab riski, et aruande kinnitamisel tekivad küsimused või vaidlused. Näiteks, kui korteriühistu on teinud suuremaid remonditöid, peaks olema selge ülevaade kuludest ja nende jaotumisest erinevate perioodide vahel.
• Juhtimisaruanne: Suuremates üksustes lisandub aruandluse kohale tihti juhtimisaruanne, mis annab lisavalgustustatud ülevaate ettevõtte tegevusest ja tulevikuprognoosidest. See võib sisaldada näiteks plaane tulevasteks renoveerimistöödeks või energiatõhususe parandamiseks.
• Isiklik vastutus: Juhatuse liikmetele langeb suur vastutus aruande korrektsuse eest ja nad võivad vajadusel isiklikult vastutada tekkinud kahjude eest. Seetõttu on oluline, et juhatuse liikmed oleksid teadlikud oma kohustustest ja võimalikest riskidest.

Selle teabe saamiseks ja aruandluse nõuete täpsemaks mõistmiseks soovitame tutvuda Riihose juhendiga ja teiste usaldusväärsete allikatega.

Kokkuvõte

Majandusaasta aruande koostamine, esitamine ja kinnitamine on kriitiline osa korteriühistute ja KÜ-de juhtimisest Eestis. Seadustele ja raamatupidamisstandarditele vastav aruandlus tagab läbipaistvuse, aitab vältida riskide tekkimist ja tugevdab usaldust liikmete ning koostööpartnerite seas. Järgides korrektselt kehtestatud ettevalmistamis-, esitamis- ja kinnitamisprotseduure, saab tagada aruande kvaliteedi ja seaduslikkuse.

Soovime kõigil juhatuse liikmetel ja finantsanalüütikutel edukat aruandlust ning pakume täiendavat teavet ja tööriistu, et oma tööprotsesse parendada. Lisaks tasub kaaluda tugevate finantsandmete ja krediidiraportite taustal teha ettevõtte otsuseid.

Ärge unustage, et korralik majandusaasta aruanne on nagu hea maja – see pakub turvalisust, kindlustunnet ja on hea vundament tulevikuks. Investeering korralikku aruandlusesse tasub end pikemas perspektiivis kindlasti ära.